Mitarbeiter nehmen Kundenservice selbst in die Hand

Kürzlich hatte ich zu meinem Mobiltelefon (Blackberry Curve 8310) über die Webseite meines Mobilfunkanbieters ein KFZ-Ladekabel bestellt. Der Bestellvorgang sowie die Lieferung erfolgten schnell und reibungslos. Bis hierhin war ich sehr zufrieden. Leider hatte das Ladekabel einen Defekt, was ich leider erst nach mehrstündiger Autofahrt bemerkte.

Daraufhin rief ich die kostenfreie Servicenummer meines Anbieters an und bat um einen Austausch. Nachdem mein Gesprächspartner alle Daten aufgenommen hatte und mir ganz nebenbei auch noch einen neuen Tarif offeriert hat, meinte er dann, dass ich hier leider kein Ersatz erhalten werde. Ich müsste mich direkt an den Hersteller wenden oder direkt bei einem Ladengeschäft des Mobilfunkanbieters vorbeischauen.

Da mein Weg eh an einem solchen Geschäft vorbei führte, wählte ich diese Variante. Nachdem ich einem Mitarbeiter mein Anliegen erklärte schaute mich dieser verwundert an und sagte, dass diese eigentlich nicht zuständig seien bzw. ich eigentlich über diese Servicenummer ein Austauschkabel hätte erhalten müssen. Interne Rücksprachen ergaben jedoch, dass er mir eigentlich keine weitere Unterstützung anbieten könne und ich mich direkt an den Hersteller wenden müsse. Der Mitarbeiter war ziemlich genervt über die Vorgehensweise und das Verhalten seiner Kollegen und versprach, sich um dieses Problem zu kümmern.  Der kundenfreundliche Mitarbeiter hat entschieden, mir den Reklamationsaufwand abzunehmen und hatte prompt eine für mich perfekte Lösung gefunden. Er hat mir einfach und unbürokratisch ein neues Ersatzkabel mitgegeben. Der Mitarbeiter muss sich nun vermutlich den einen oder anderen “Anpfiff” anhören, da er sich auf eigene Faust der Standardprozedur für Reklamationen widersetzt und im Sinne des Kunden gehandelt hat.

Leider besteht für manche Unternehmen das Beschwerdemanagement lediglich darin, dem Kunden das Reklamieren so schwer wie möglich zu machen und dem eigenen Unternehmen möglichst viel “Arbeit vom Hals” zu halten. Nachhaltiges Beschwerdemanagement sieht jedoch anders aus. Durch eine mangelnde “Beschwerdekultur” wird leider oft zu leichtfertig in Kauf genommen, dass aus zufriedenen Kunden, unzufriedene Kunden werden.  Daher finde ich es um so schöner, dass es auch kundenorientierte Mitarbeiter gibt, die ihren “gesunden Serviceverstand” einsetzen und noch im Sinne ihrer Kunden, statt strikt nach vorgegebenen Normen handeln.

Wie werde ich meinen Kunden los (4) Heute: Die Auftragsabwicklung in den Fängen der Technik

Eine kürzlich selbst erlebte Erfahrung gibt mir mal wieder Anlass für einen neuen Beitrag in dieser Rubrik.

Auf Empfehlung eines Bekannten wollte ich einen neuen “alternativen” Anbieter von Druckerpatronen ausprobieren. Beeindruckt von den schier unglaublich niedrigen Preisen bestellte ich eine kleine Auswahl bei dem auf “Druckerzubehoer” spezialisierten Onlineversand.

Also schnell bestellt und per Kreditkarte bezahlt, soweit hat alles reibungslos funktioniert, die Lieferung erfolgte ebenfalls recht zügig – wunderbar.

Beim Öffnen der Verpackung musste ich leider feststellen, dass die Lieferung nicht vollständig war. Es fehlten die Patronen für eine Farbe. Diese waren auch auf dem Lieferschein nicht aufgeführt, im Gesamtpreis dagegen waren sie durchaus enthalten und von mir bereits bezahlt. Naja, nicht weiters schlimm dachte ich und schilderte den Sachverhalt per Mail an den Support mit der Bitte um Nachlieferung der fehlenden Patronen.

Prompt erhielt ich eine Antwortmail mit dem Hinweis, der Fall werde zur Prüfung an den “Second-Level-Support” weitergeleitet. Dieser meldete sich einen Tag später mit einer für mich weniger zufrieden stellenden Lösung. Aus technischen Gründen sei eine Nachlieferung nicht möglich. Der Betrag würde im nächsten Erstattungslauf in ca. 7-14 Tagen zurück überwiesen. Für den Fall dass ich die fehlenden Artikel weiterhin benötige, sollte ich eine neue Bestellung aufgeben und als Entschädigung würde ich danach eine Gutschrift über die Versandkosten erhalten. Hallo???

Mit diesem Vorschlag war und bin ich nun wirklich nicht glücklich. Ich frage mich, weshalb ich als Kunde aufgrund eines Versehens des Lieferanten einen (unnötigen) zusätzlichen Aufwand in Kauf nehmen muss, indem ich eine neue Bestellung sowie einen neuen Zahlungsvorgang auslöse. Das scheint mir ehrlich gesagt etwas zu umständlich. Also habe ich auf diesen Vorschlag geantwortet und mitgeteilt, dass ich mit einer solchen Abwicklung nicht einverstanden bin. Ich bat darum, mir die fehlenden Artikel einfach und unkompliziert nachzuliefern. Eigentlich hatte ich gehofft, dass ich in diesem Fall eine etwas kundenfreundlichere Lösung angeboten bekomme. Leider war dem nicht so, denn als Antwort kam eine knappe Aussage, dass die Abwicklung nicht anders möglich sei – PUNKT.

Damit hätten wir mal wieder ein typisches Beispiel für mangelnde Kundenorientierung:

Immer noch viel zu passiert es, dass Arbeitsabläufe an der vorhandenen EDV-Infrastruktur und nicht am Kunden und seinen Anforderungen ausgerichtet werden. Das ist vor allem bei Branchen mit hohem Konkurrenzdruck (und der liegt in diesem Fall vor) kaum zu verstehen. Leider wird allzu oft versäumt, die Geschäftsprozesse an den Kundenbedürfnissen auszurichten, vom mangelhaften Beschwerdemanagement ganz zu schweigen. Gerade hier offenbart sich für mich die wahre Kundenorientierung eines Unternehmens.

So bleibe ich am Ende bereits nach dem ersten Kontakt als unzufriedener Kunde zurück und verzichte auf eine weitere Bestellung. Nun möchte ich jedoch nicht still und leise abwandern, wie es ca. 90-95% der unzufriedenen Kunden machen, sondern äussere meine Kritik, in der Hoffnung auf Verbesserung.

Weitere Beiträge zum Thema:

• Wie werde ich meinen Kunden los (3) Heute: Die Verweigerung
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